督促状 テンプレート（Excel・無料）

1. 宛名と住所、ご担当者、発行者の欄、振込先を入れます。
2. ご請求の内容に、請求書番号、請求日、お支払期限、請求金額（税込）を入れます。請求書を手元に置いて書き写すと間違いがありません。
3. 基準日は既定で今日の日付になります。請求日からの経過日数と、お支払期限からの経過日数が自動で出ます。
4. 文面を「初回（ご確認）」「2回目（督促）」「最終通告」から選び、新しいお支払期日を入れます。選んだ文面に、請求日や金額、期日が自動で入ります。
5. 内容を読み直し、印刷して郵送するか、PDFにしてメールで送ります。

入金が遅れる理由は、請求書が担当者に届いていない、支払いの処理を忘れていた、といった行き違いが多くを占めます。初回は確認をお願いする柔らかい文面にして、返事がなければ2回目、最終通告と段階を上げていくと、取引先との関係を損ねにくくなります。

督促状の文面には法律で決まった形はありません。このテンプレートの3つの文例は、いずれも行き違いへのおわびを添えた一般的なビジネス文書の言い回しにしています。最終通告の文例でも、書いているのは「法的な手続きを検討せざるを得ません」までです。

支払いが遅れた分の遅延損害金は、契約で利率を決めていない場合、一般的には法定利率で計算します。令和8年4月1日から令和11年3月31日までの法定利率は年3%です（民法第404条）。このテンプレートは、年率の欄に数字を入れたときだけ、請求金額と支払期限からの経過日数から遅延損害金の目安を表示します。出典 法務省 法定利率（令和8年4月1日以降）。

最終確認日 2026年10月14日

有料版では、案件台帳で「期限超過」になった案件を選ぶだけで、同じ内容の督促状が作れます。

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督促状と催促状はどう違いますか？

どちらも支払いをお願いする書類です。一般的には、最初の連絡を催促状、何度か連絡したあとのものを督促状と呼ぶことが多く、このテンプレートでは文面の段階で使い分けられます。

最終通告はいつ送ればいいですか？

初回と2回目の連絡に返事がなく、支払いの見通しが立たないときです。送る前に、相手の担当者や連絡先が合っているかをもう一度確かめます。

遅延損害金も請求した方がいいですか？

請求するかどうかは取引ごとの判断です。年率の欄を空欄にしておけば、督促状には表示されません。