業務マニュアル 無料テンプレート（Word・Excel）

1. Wordで作るときは空欄のWordファイルを、表で管理したいときはExcelファイルを開きます。迷ったら、先に記入例と見本PDFを見て、仕上がりの近いほうを選びます。
2. 表紙に業務名、対象の人、作成日、版を書きます。業務名は「開店準備とレジ締め」のように、どこからどこまでの仕事かが分かる名前にします。
3. 業務の全体の流れの四角に、仕事の大きな区切りを4つほど左から順に書きます。細かい手順を書く前に区切りを決めておくと、抜けている作業に気づきやすくなります。
4. 手順の表に、1行に1つの動作を書きます。ポイントにはうまくやるコツを、注意には失敗しやすい点や例外を書き、写真の欄に手元の写真を貼ります。Excelでは番号と所要時間の合計が自動で出ます。
5. チェックリスト、よくある質問、問い合わせ先を埋め、改訂履歴に1行目を書いたら、印刷して作業する場所の近くに置きます。

Wordの表は行を足したり消したりでき、写真の欄には画像を貼り付けられます。Excelの手順のシートは行の高さを広げられ、写真はセルの大きさに合わせて縮めて置きます。どちらもシートや文書の保護をかけていないので、項目の名前はお店や会社の言い方に書き換えられます。

一般的には、1つの手順に1つの動作だけを書くと、読む人が途中で迷いにくくなります。「レジを立ち上げて準備金を入れ、金額を確かめる」と1行に書くより、3行に分けたほうが、どこまで済んだかが分かります。

写真は、作業する人の目の高さから手元を写したものが役に立ちます。部屋全体の写真より、スイッチの位置や、お札を並べる向きのように、手の動きが分かる近い写真を選びます。

例外やまれに起きることは、手順の本文に混ぜず、注意の欄やよくある質問に分けます。本文はいつもの流れだけにしておくと、慣れた人は本文を、困ったときは注意を見る、という読み分けができます。

直したときは、改訂履歴に日付と内容を書き、版を上げます。手順を足したり順番を変えたりしたら版の整数を、言い回しや写真だけ直したら小数点の下を上げる、のように決めておくと、古い印刷物との見分けがつきます。

担当が変わる前に、今の担当が実際に作業しながら手順を書き、次の担当がそのマニュアルだけを見て一度やってみると、書き漏れが見つかります。つまずいた所はその場で注意の欄に書き足します。

引継ぎでは、手順と一緒に、困ったときに誰へ連絡するかが大切です。問い合わせ先の表に、役割、名前、電話、連絡してよい時間を書いておくと、前の担当がいなくなったあとも迷いません。

業務マニュアルの書き方を決めた法令や公的な様式はありません。このテンプレートは、表紙、改訂履歴、目次、業務の全体の流れ、手順、チェックリスト、よくある質問、問い合わせ先の順に並べ、初めての人が上から読めば作業できる構成にしています。

全体の流れは、図を描くソフトを使わず、表の四角と矢印だけで作っています。WordでもExcelでも、文字を書き換えるだけで流れを直せ、印刷しても線がずれません。記入例のレジ締めの手順では、現金を金種ごとに数える作業に金種表を使っていて、ブラウザで使える計算ツールと、Excelの金種表テンプレートを書き添えています。

最終確認日 2026年10月23日

Googleドキュメントやスプレッドシートでも使えますか？

Wordファイルはドキュメントで、Excelファイルはスプレッドシートで開けます。表の線や列の幅が少し変わることがあるので、印刷する前にプレビューで確かめてください。

動画のマニュアルとどちらがよいですか？

手の動きが速い作業や、音で判断する作業は動画が向いています。文字と写真のマニュアルは、印刷して手元に置けて、直すのも簡単です。手順の表に動画の置き場所を書き添えて、両方を使う方法もあります。

サイトの名前は印刷されますか？

各ページの下の小さな行に、テンプレートの版とサイトの名前が入っています。消したいときは、Wordではフッターを、Excelでは最後の行とページの下の文字を消します。